Urbanización Palacio Imperial
Asociación de Propietarios
Trabajo que no se ve, pero que se hace
1. El trabajo administrativo nunca se detiene: gestiones de cobro, supervisión de suplidores, pagos, reparaciones, compras de rutina, solicitudes de servicios, solicitudes de reparaciones, reuniones ordinarias y extraordinarias, comunicaciones internas y externas, atención a residentes, alquiler del gazebo, mantenimiento de instalaciones comunales, instalación o suspensión de sellos AVI...
2. Después de María, continúan las comunicaciones con la aseguradora Real Legacy para que pague la cantidad acordada.
3. Simultáneamente, se buscan contratistas que puedan cotizar y hacer los trabajos de reparación tan pronto se tenga el dinero. Actualmente, se evalúan varias cotizaciones. Entre ellas, las de Contratas Group, Inc. y GS Construction.
(Hay escasez de profesionales disponibles, debidamente certificados y con póliza. Además, han encarecido los materiales y la mano de obra.)
4. Se presentan las solicitudes pertinentes al Municipio de Toa Alta.
5. Se gestiona resolver el problema de la falta de energía eléctrica en la entrada de la Urbanización y la caseta de control de acceso en situaciones de emergencia.
6. El proyecto de señalización en la urbanización continúa en proceso.
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Resolución sobre la Cantidad Máxima de Invitados/as en las Canchas y el Gimnasio
El Artículo XI, Sección 12.1, de los Estatutos de la Asociación de Propietarios de la Urbanización Palacio Imperial, Inc. faculta a la Junta de Directores para aprobar reglamentos y/o resoluciones que gobiernen el uso y disfrute de las Áreas Comunes y las Facilidades de la Asociación y obligan a todos los miembros de la Asociación, sus invitados y a cualquier persona que utilice una residencia como arrendatario o en cualquier otro concepto.
En el ejercicio de dicha facultad, la Junta de Directores de la Asociación de Propietarios de la Urbanización Palacio Imperial establece que la cantidad máxima de invitados/as en las canchas es de cuatro (4) personas por residencia. Esta cantidad incluye espectadores.
Igualmente establece que en el gimnasio solo se admite 1 invitado/a por residencia.
Solo los propietarios/as o inquilinos/as de las residencias, cuyo pago de la cuota de mantenimiento esté al día, podrán autorizar la entrada de invitados/as. Estos permanecerán acompañados/as por un residente en todo momento.
Los/as propietarios/as o residentes serán responsables por cualesquiera daños que reciban u ocasionen sus invitados/as a terceras personas o a cualquier propiedad.
Residentes y sus invitados/as (4 en las canchas y 1 en el gimnasio) deberán cumplir con todas las normas vigentes sobre el uso correcto de las instalaciones recreativas.
La determinación de la Junta de Directores responde a criterios sobre el derecho al uso y disfrute de las instalaciones, seguridad, responsabilidad pública y mantenimiento de los recursos que pertenecen exclusivamente a la Asociación de Propietarios de la Urbanización Palacio Imperial.
Junta de Directores
Junio de 2018
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Informe Anual Asamblea Noviembre 2017
Obras de Administración, Mantenimiento, Mejoras y Comunitarias
Se inició nuestra gestión en enero de 2017 con la supervisión continua de los trabajos de la compañía Liberty Puerto Rico para ofrecer sus servicios a nuestra comunidad.
La primera reunión oficial de la Junta se celebró el 22 de enero de 2017 y el 4 de febrero, se aprobó el Plan Estratégico de Trabajo 2017. Su creación responde a las necesidades generales de seguridad, emergencias, administración, mantenimiento y mejoras; de acuerdo con nuestra realidad presupuestaria.
Se creó en FaceBook el grupo cerrado Palacio Imperial como medio de comunicación entre propietarios/as y residentes.
También se creó la página de nuestra Asociación de Propietarios en Internet con el objetivo de proveer información útil y necesaria para todos nosotros.
Se continuó con la creación de un Registro de Direcciones Electrónicas, de propietarios/as y residentes, para agilizar el flujo de todas las comunicaciones esenciales y abonar a la economía de materiales, dinero y tiempo. Sin embargo, no se cuenta todavía con el total de direcciones que haría efectivo este recurso.
El Comité de Actividades anterior celebró una fiesta de confraternización el 19 de febrero de 2017.
Desde febrero de 2017, se inició la gestión de contratación de una nueva compañía de administración basada en entrevistas a representantes de ocho entidades, solicitud de referencias, evaluación de contratos y otros documentos presentados.
En mayo, se contrató a la compañía de administración Icon Management.
Se realizaron labores de reparación, organización y mantenimiento en la Caseta de Control de Acceso y se le asignó limpieza semanal.
Se instaló una nueva fuente de agua en el Gazebo y un buzón para pagos a la salida de la Urbanización.
Los lugares de almacenamiento en el Gazebo se organizaron de modo que el espacio contiguo a la Oficina de la Asociación de Propietarios se convirtió en la Oficina de Administración.
Se instaló un nuevo tubo o brazo en la entrada de propietarios/as y residentes y se reparó el portón de salida en varias ocasiones.
Según contemplado en el presupuesto para el 2017, se cambiaron los acondicionadores de aire existentes y se instaló, además, un acondicionador de aire en la oficina creada para el personal de administración.
El vicepresidente de la Junta, Sr. Wilfredo Arriaga, gestionó la compra de estos equipos a precio de mayorista y donó su labor de instalación. La tecnología inverter de los equipos es de superior eficiencia y supone un ahorro en el consumo de energía eléctrica.
La compañía R&M Securetech, ha trabajado desde el comienzo de nuestra gestión en la restauración del sistema de seguridad mediante cámaras. Se corrigieron averías, cablería no segura, se pusieron cámaras adicionales de mayor alcance y otros equipos necesarios. Actualmente, funcionan todas las cámaras esenciales para proteger las entradas y salida de la Urbanización así como en las facilidades recreativas y el estacionamiento.
R&M Securetech brinda mantenimiento al sistema y continuará con la restauración de cámaras en otras áreas.
Otros trabajos realizados:
_Instalación de screens en todas las ventanas de las facilidades
_Pintura del interior de las oficinas _Instalación de una máquina dispensadora de agua, jugos y refrescos, de la Coca Cola PR Bottlers-Esta otorga a la Asociación un 15% de las ganancias.
_ Empañetados en el techo del área de Control de Acceso
_Arreglo de tubería en el área de la piscina
_Instalación de lámparas nuevas (caseta, buzones, entrada a oficinas)
_Podas profesionales en el parque de la calle Persia y en el área de la piedra (Econet)
_Arreglo y mantenimiento de los portones mediante contrato otorgado al Ing. Filiberto González
_Limpieza profunda y pintura del gimnasio
_Solicitud y valoración de propuestas sobre reparaciones, servicios de seguridad y mantenimiento de áreas verdes con el propósito de mejorar la calidad de los recursos existentes
_Corrección y diseño de formularios y documentos de uso común en términos de redacción, presentación y estatutos que nos rigen
_Organización de documentos en el archivo principal y renovación de expedientes de las casas-Se creó un informe al respecto.
Administración:
La administradora asignada por la compañía Icon, Sra. Liza Morales, renunció el 30 de septiembre por los inconvenientes de transportación y comunicación a raíz del paso del huracán María.
La falla en las comunicaciones, que aun persiste, no permitió efectuar o dar seguimiento a acciones como:
_Instalación de un generador de electricidad-Fue aprobado en el presupuesto para el 2016 y, aunque no se incluyó en el del 2017, estaba próximo a ser adquirido.
_Trabajos de mantenimiento bianuales o anuales: lavado de aceras, canchas, estacionamiento, pintura, etc.
_Reparaciones específicas (baños)
La inestabilidad en los servicios de energía eléctrica y de agua impidió:
_Gestiones administrativas: trámites de rutina y atención a propietarios(as) y residentes-Aun sin luz, se han atendido residentes en la Oficina. También, por teléfono.
_Gestiones sobre contabilidad: Auditoría solicitada y cobro (No se descartan.)
_Reunión ordinaria de la Junta de Directores de septiembre
Tareas efectuadas después del paso del huracán:
_Reparaciones, limpieza y remoción de escombros vegetativos después del huracán María
_Identificación de daños, solicitud de cotizaciones, reparaciones y reclamación al seguro
Administración:
_El 7 de noviembre, asumió la labor administrativa el Sr. Emanuel Rivera, presidente de RV Management & Solutions
Próximas tareas:
_Instalación de salvavidas en el área de la piscina (Se confirmó su instalación después de leer este apartado.)
_Instalación de seis letreros sobre control de velocidad dentro de la Urbanización y evaluación de otros recursos que atiendan el problema existente
_Creación e instalación de letreros, con uniformidad de diseño, sobre las normas para el uso de las instalaciones recreativas y sobre otras instrucciones generales.
_Lavado a presión y pintura en áreas y estructuras comunales
_Remoción de escombros en área de servidumbre junto al río
_Reparación de verjas en áreas comunales
_Solicitud de reparación de aceras al Municipio de Toa Alta
_Instalación del sistema de control de acceso mediante sellos-Es el sistema más recomendado actualmente en términos de seguridad.
_Gestiones de cobro administrativas y legales
_Evaluación e implementación de recursos que conduzcan al cumplimiento de las normas restrictivas de uso y edificación
Recomendaciones:
_Coordinación adecuada entre los trabajos de la Junta de Directores, la administración y seguridad
_Supervisión directa, por parte de la Junta Directiva, de todos los sectores de su competencia
_Creación de comités esenciales: Seguridad, Control Arquitectónico, Actividades sociales y culturales
_Orientación frecuente a la comunidad para promover el cumplimiento de las normas que protegen el uso y disfrute de las facilidades de la Urbanización así como sobre la sana convivencia en general
Presupuesto Anual 2018-Disponible en la Oficina de Administración
Martes: 2-6 pm
Viernes: 8-11 am
Sábados: 9-11 am
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Septiembre y Octubre de 2017: Huracán María
Las previsiones por el inminente paso del huracán María y los daños que ocasionó dieron al traste con nuestra agenda de trabajo por razones obvias, pero que destacamos:
-Comunicaciones telefónicas y electrónicas nulas
-Falta del servicio de energía eléctrica
-Falta del servicio de agua potable
-Ausencia de personal de seguridad durante 24 horas, los primeros días que siguieron al paso del huracán
-Paso dificultoso dentro de la urbanización
Daños directos en nuestras facilidades y áreas comunes:
-Pérdida de árboles y plantas, de forma total o parcial Ya se recogieron los escombros orgánicos en las áreas comunales. Falta el área de la colindancia con el río.
-Múltiples roturas de verjas en diversas áreas (piscina, gazebo, parque de la calle Persia, colindancia con área de servidumbre…) Ya se tramitan la reclamación al seguro y cotizaciones para el trabajo.
-Tejas rotas del techo del gazebo
-Puerta rota del cuarto del motor de la piscina. Ya se ordenó su reparación.
-Muebles rotos en el área de la piscina
-Ventana dañada en el gimnasio
-Pintura dañada en áreas comunes
-Descascaramiento en el techo de la entrada de visitantes-Se arreglará el lunes 30 de octubre de 2017.
-Aceras averiadas por levantamiento
-Acumulación generalizada de escombros, mayormente orgánicos- Los de las calles fueron recogidos (áreas comunales)
La falla en las comunicaciones, que aun persiste, ha impedido dar seguimiento a acciones como:
-Instalación de generador de electricidad-Fue aprobado en los presupuestos para el 2016 y el 2017 y estaba próximo a ser adquirido.
-Trabajos de mantenimiento bianuales o anuales: lavado de aceras, canchas, estacionamiento, pintura, etc.
-Reparaciones
La inestabilidad en los servicios de energía eléctrica y de agua ha impedido la utilización de algunas facilidades (canchas, gazebo y piscina). El gimnasio puede usarse cuando hay luz.
Efectos en el Área Administrativa:
-Renuncia de la Administradora Sra. Liza M. Morales por razones asociadas al paso del huracán e imposibilidad de contratación rápida (Ya se gestiona.)
-Gestiones administrativas interrumpidas: trámites de rutina y atención a propietarios(as) y residentes-Aun sin luz, se han atendido residentes en la Oficina. También, por teléfono.
-Gestiones de contabilidad interrumpidas: Auditoría solicitada y cobro (No se descartan.)
-Reunión ordinaria de la Junta de Directores (septiembre)-Hemos estado comunicándonos personalmente, de manera informal, para atender todo lo necesario. La reunión ordinaria de octubre ya está pautada.
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Informe del Cuatrimestre Mayo-Agosto de 2017 Obras de Administración, Mantenimiento, Mejoras y Comunitarias
La compañía R&M Securetech continuó con la labor de restauración del sistema de cámaras de seguridad que requirió sustituir cablería para uso interior por cablería para uso exterior, instalación de antenas y cámaras nuevas de mayor eficiencia, así como la reorganización de cablería. Se instalararon un nuevo power supply y un battery backup en la caseta de la guardia. También se instalaron cámaras adicionales y de mayor alcance de modo que la entrada y la salida de la urbanización tuviesen el nivel de seguridad adecuado. Luego de esta fase, se otorgó a R&M Securetech un contrato de mantenimiento del sistema de cámaras de seguridad que, además, continuará restaurando las otras cámaras necesarias en el resto de nuestra urbanización.
Se corrigieron áreas con cablería no seguras (áreas cerca de las canchas y de los buzones). También se instalaron lámparas nuevas en el área de los buzones.
Se efectuaron podas profesionales para subir la copa de los árboles y para saneamiento de ramas en el parque de la calle Persia y en el área de la piedra. Fueron realizadas por la compañía Econet a cargo de especialistas en el tratamiento de árboles. El Sr. Reynaldo Muriel de Recursos Naturales dio buenas referencias sobre su conocimiento, experiencia y calidad del trabajo.
Se atendieron los problemas sobre el mal funcionamiento de los portones de entrada y salida en la urbanización y, por la frecuencia de las averías, se otorgó un contrato de mantenimiento al Ing. Filiberto González (muy bien recomendado) quien corrigió las deficiencias de manera efectiva y con prontitud.
Se mejoró el área del gimnasio mediante limpieza profunda y pintura.
Se solicitaron y atendieron propuestas relacionadas con reparaciones, servicios de seguridad, administración y mantenimiento de áreas verdes con el propósito de mejorar la calidad de los recursos y trabajos existentes.
Con relación a la seguridad, se estima importante optimizar el servicio con recursos tecnológicos que redunden en eficiencia y celeridad según se utilizan ya en numerosos complejos residenciales y de todo tipo.
Igualmente, se requirieron cotizaciones para la implementación del sistema de control de acceso mediante sellos. Sustituye el uso de beepers. Este sistema es el más recomendado actualmente en términos de efectividad para mayor seguridad y es prácticamente gratis. El dinero invertido se recupera mediante la posterior venta de sellos que son más baratos que los beepers. Oportunamente, se brindará más información.
La nueva oficina (más pequeña) para uso del personal administrativo fue habilitada con lo imprescindible para su funcionamiento. Anteriormente, Administración y Junta no podían trabajar simultáneamente en la oficina original. (Aun así, solo contamos con una computadora y una impresora de más de 6 años.)
Se corrigieron los formularios de uso común por parte de propietarios(as) y residentes, en términos redacción, de la normativa que nos rige y de presentación.
Nuestra política cumple con hacer valer las disposiciones del Reglamento y sus normas complementarias. Este constituye el rol primordial de la Junta de Directores de la Asociación de Propietarios de la Urbanización Palacio Imperial.
Se gestionó la instalación, en nuestro gazebo, de una máquina dispensadora de agua, jugo y refrescos de Coca Cola Puerto Rico Bottlers. La Asociación de Propietarios percibirá un 15% de las ganancias por la venta de los productos. De cumplirse la cuota exigida, instalarán una máquina de snacks.
Independientemente de las tareas administrativas de rutina, se organizó parte de la documentación en el archivo principal. Se renovaron todos los cartapacios de los expedientes de las casas y se ordenaron sus documentos. Se creó un informe al respecto del que se destaca que ninguna casa tiene los documentos que acreditan su titularidad. Los expedientes son de las casas porque en el transcurso del tiempo, propietarios(as) o residentes pueden cambiar. Cada expediente debe tener los documentos esenciales que establecen quiénes son sus dueños o inquilinos.
Se reparó parte del techo en el frente de la caseta de la Guardia, cuyo empañetado se desprendió. Se sembraron algunas plantas en el área de la entrada para mejorar su apariencia.
Se planificaron trabajos de limpieza y pintura en áreas comunes.
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Solidaridad y Espíritu Comunitario
La seguridad que provee el personal de la Caseta de Control de Acceso es limitada. No son guardias armados y no pueden abandonar esa área para atender asuntos en las viviendas. Sí intervienen para llamar a residentes con relación a avisos importantes, emergencias, algunas quejas y para contactar a la policía.
La Asociación de Propietarios, mediante su Junta, administra conforme a las estipulaciones de las leyes y de nuestro reglamento. Muchas acciones dependen de gestiones complejas, costosas y de trámites gubernamentales que tienen sus requisitos y toman tiempo. Se trabaja con asuntos pendientes desde que el Desarrollador entregó la Administración y con los propios de la situación actual, como también lo han hecho otras Juntas.
Su trabajo voluntario necesita de la colaboración y respaldo (También, paciencia.) de quienes residen en Palacio Imperial.
Aquí, propietarios/as y residentes tenemos derechos y responsabilidades. Si cada integrante de esta comunidad cumple con su parte, todos ganamos.
Gracias a quienes nos brindan su estímulo.
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Informe del Cuatrimestre Enero-Abril de 2017
Obras de Mantenimiento, Mejoras, Administración y Comunidad
Desde enero de 2017, comenzó la supervisión continua de los trabajos de la compañía Liberty PR para ofrecer sus servicios a nuestra comunidad.
La primera reunión oficial de la Junta en pleno se efectuó el 22 de enero de 2017.
El Plan Estratégico de Trabajo 2017 fue aprobado el 4 de febrero de 2017.
Atiende a las necesidades generales de seguridad, emergencias, administración, mantenimiento y mejoras; de acuerdo con nuestra realidad presupuestaria.
Se creó en FaceBook el grupo cerrado Palacio Imperial.
También, se diseñó la página en Internet de la Asociación de Propietarios
de la Urbanización Palacio Imperial. Esta tiene como objetivo principal de comunicación proveer informacíón útil y necesaria a los propietarios y residentes.
Se continúa con la creación de un Registro de Direcciones Electrónicas, de propietarios y residentes, para agilizar el flujo de todas las comunicaciones esenciales a nuestra convivencia comunitaria positiva. Abonará a la economía de materiales, gastos por envío, tiempo y a la conservación del medioambiente.
La Fiesta de Confraternización en el Mes del Amor y la Amistad, coordinada por el Comité de Actividades, se celebró el 19 de febrero de 2017.
Se hicieron labores de reparación, organización y mantenimiento en la Caseta de Control de Acceso. Se asignó, por primera vez, su limpieza semanal por parte
del nuevo encargado de mantenimiento Sr. Ángel Orlando Fontánez.
Se instaló una nueva fuente de agua en el Gazebo debido a la rotura de la anterior.
Un buzón de sugerencias y pagos fue instalado en el área exterior de la Caseta de Control de Acceso, a la salida de nuestra urbanización.
Los lugares de almacenamiento en el área del gazebo fueron limpiados y reorganizados de modo que el espacio contiguo a la Oficina de la Asociación
de Propietarios, podrá utilizarse como oficina.
La empresa Automatic Equipment, Inc. instaló un nuevo tubo o brazo de aluminio, con luces led, a la entrada de Palacio Imperial. (El anterior no funcionaba.)
Se reparó y dio mantenimiento al portón de salida de la Urbanización y se corrigió un problema de electricidad en el área de los buzones.
Según contemplado en el presupuesto para 2017, aprobado en la Asamblea
de noviembre de 2016, se cambiarán los acondicionadores de aire ubicados
en el Gazebo (oficina y gimnasio) y en la caseta de control de acceso.
Se instalará un acondicionador de aire en el lugar contiguo a la Oficina de la Asociación de Propietarios. Se convertirá en la oficina del Personal de Administración.
Esta compra ha sido factible, sin que aumentara la cantidad de dinero presupuestada, ya que el Sr. Wilfredo Arriaga gestionó la compra de los equipos a precio de mayorista.
Los nuevos equipos tipo "inverter", de superior eficiencia, supondrán un ahorro en el gasto mensual por electricidad.
El trabajo de instalación se realizará durante el mes de mayo.
La compañía R&M Securetech Corp. realizó la labor de evaluación y restauración de todo el sistema de seguridad mediante cámaras de nuestra urbanización.
La primera fase de reparación del sistema con, aproximadamente, 16 cámaras y varias antenas fuera de funcionamiento o dañadas, culminó.
La segunda fase, que persigue mejorar el funcionamiento de todo el sistema de cámaras, ya que es muy vulnerable a las continuas subidas y bajadas de voltaje; se está evaluando.
La gestión de contratación de una nueva empresa de administración se inició en febrero de 2017. Se efectuaron diversas entrevistas a los representantes de ocho entidades dedicadas a la administración de condominios y urbanizaciones con control de acceso. El proceso requirió, además, la verificación de referencias, evaluación de contratos y otros documentos presentados.
Finalmente, se eligió a la Compañía Icon Property Management PR cuyo presidente es el Sr. Marco A. Rosado. La persona designada a nuestra Urbanización es la Sra. Liza M. Morales.
Con su colaboración, y el esfuerzo general tan indispensable, esperamos avanzar en la realización de las tareas pautadas y retomar asuntos pendientes de mucho ínterés para nuestra comunidad.
...
_Un viaje de mil millas comienza con un solo paso. Lao Tzu
